Bước 1: Tổ chức chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật. Nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa thuộc Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc. Địa chỉ: Đường Trần Phú, Khu đô thị chùa Hà Tiên, xã Định Trung, thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc.

Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Tất cả các ngày làm việc trong tuần (trừ ngày nghỉ, ngày lễ, tết). Số điện thoại: 0211 3843989; fax: 02113656559

Bước 2: Công chức tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ:

Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì viết giấy hẹn cho người nộp.

Nếu hồ sơ không hợp lệ thì hướng dẫn tổ chức hoàn thiện hồ sơ theo quy định.

Bước 3: Công chức chuyển hồ sơ đến người có thẩm quyền giải quyết và trả kết quả theo giấy hẹn.

Bước 4: Sở Ngoại vụ xem xét:

+ Trường hợp không xin ý kiến cơ quan chuyên môn: Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Ngoại vụ tiến hành thẩm định, xem xét có văn bản gửi UBND tỉnh. UBND tỉnh trong vòng 03 ngày làm việc có văn bản trả lời và gửi Sở Ngoại vụ. Ngay sau khi nhận được văn bản của UBND tỉnh Sở Ngoại vụ vào sổ và trả kết quả cho tổ chức.

+ Trường hợp xin ý kiến cơ quan chuyên môn: Trong vòng 04 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Ngoại vụ tiến hành thẩm định, có văn bản gửi các cơ quan chuyên môn xin ý kiến. Trong vòng 05 ngày làm việc các cơ quan chuyên môn có ý kiến và gửi về Sở Ngoại vụ. Trên cơ sở ý kiến của các cơ quan chuyên môn trong vòng 02 ngày làm việc Sở Ngoại vụ tổng hợp và có văn bản gửi UBND tỉnh. UBND tỉnh trong vòng 03 ngày làm việc có văn bản trả lời và gửi Sở Ngoại vụ. Ngay sau khi nhận được văn bản của UBND tỉnh Sở Ngoại vụ vào sổ và trả kết quả cho tổ chức.

2. Đối với thẩm quyền do Sở Ngoại vụ cho phép:

+ Trường hợp không xin ý kiến cơ quan chuyên môn: Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Ngoại vụ xem xét có văn bản trả lời.

+ Trường hợp xin ý kiến cơ quan chuyên môn: Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Ngoại vụ tiến hành thẩm định, có văn bản gửi các cơ quan chuyên môn cho ý kiến. Các cơ quan chuyên môn trong vòng 05 ngày làm việc có văn bản gửi Sở Ngoại vụ. Sau khi có ý kiến của các cơ quan chuyên môn trong vòng 03 ngày làm viêc Sở Ngoại vụ tổng hợp xem xét và có văn bản trả lời.

Bước 5: Tổ chức nhận Văn bản chấp thuận tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa thuộc Sở Ngoại vụ.

Trực tiếp tại Sở Ngoại vụ

Thành phần, số lượng Hồ sơ:

1) Văn bản đề nghị nêu rõ:

+ Mục đích, nội dung của hội nghị, hội thảo quốc tế

+ Thời gian và địa điểm tổ chức, địa điểm tham quan khảo sát (nếu có)

+ Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có)

+ Thành phần tham dự: số lượng, cơ cấu thành phần đại biểu bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu nước ngoài.

+ Nguồn kinh phí

2) Ý kiến của cơ quan liên quan (nếu có)

3) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (đối với các Công ty)

4) Các tài liệu liên quan đến hội nghị, hội thảo quốc tế (danh sách, chương trình, nội dung, bài phát biểu…)

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

  1. Đối với thầm quyền do Chủ tịch UBND tỉnh cho phép:

+ Trường hợp không xin ý kiến cơ quan chuyên môn:  08 ngày làm việc

+ Trường hợp xin ý kiến cơ quan chuyên môn: 14 ngày làm việc

    2. Đối với thẩm quyền do Sở Ngoại vụ cho phép:

+ Trường hợp không xin ý kiến cơ quan chuyên môn: 05 ngày làm việc

+ Trường hợp xin ý kiến cơ quan chuyên môn: 10 ngày làm việc

a) Cơ quan có thẩm quyền quyết định theo quy định:

- Ủy ban nhân dân tỉnh đối với trường hợp hội nghị hội thảo cấp tỉnh.

- Sở Ngoại vụ đối với trường hợp hội nghị hội thảo cấp Sở ngành và tương đương.

b) Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC:Sở Ngoại vụ            

c) Cơ quan phối hợp: Công an tỉnh

Tổ chức

- Văn bản trả lời của của UBND tỉnh

- Văn bản trả lời của Sở Ngoại vụ

Không

Không

Không

- Quyết định 76/2010/QĐ-TTg ngày 30/11/2010 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo Quốc tế tại Việt Nam.

- Quyết định 151- QĐ/TU ngày 25/5/2016 của Tỉnh ủy Vĩnh Phúc về việc ban hành Quy chế quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại.